LA COMUNICAZIONE NEI PROGETTI EUROPEI: un aspetto spesso trascurato
di Lorenzo Aster
Realizzare un piano di comunicazione per un progetto finanziato con fondi europei non è mai un qualcosa di semplice: richiede un dispendio di risorse e di tempo non irrilevante ma che tuttavia, nella maggior parte dei casi, si tende a trascurare. Sono molto frequenti i casi di soggetti che hanno beneficiato di un contributo europeo e che pur di adempiere all’onere della comunicazione, finiscono per produrre qualcosa di banale e di scontato. Siti internet realizzati per progetti europei finiti nel dimenticatoio, brochure e flyer buttati nel cestino della carta, milioni di newsletter perse nelle caselle dello spam. Quante persone sanno effettivamente cosa c’è dietro l’Emblema “Funded by European Union”? La comunicazione è un aspetto obbligatorio, imprescindibile, quando si partecipa ad una call europea e, non può essere mai un aspetto azzardato e improvvisato sul momento. Il piano di comunicazione deve essere redatto nella fase preparatoria del progetto e integrato nella documentazione di presentazione della domanda di sovvenzione.
In primis, la Commissione Europea deve conoscere come vengono impiegate le proprie risorse finanziare, e in secondo luogo, vuole sapere come intendiamo comunicarlo ai cittadini. Pianificare e realizzare un piano di comunicazione per il proprio progetto, non risponde solo alla necessità di adempiere all’obbligo generale di riconoscere l’origine dei finanziamenti e di garantirne la loro visibilità, ma si tratta di un processo che si pone delle finalità specifiche e ben più ampie di quello che immagiamo, come ad esempio:
Proprio per questo è necessaria l’elaborazione di un piano che sia caratterizzato da un’accurata strategia ed una solida e ben strutturata organizzazione (un po’ come se fossimo all’interno di un’azienda, con compiti e ruoli ben specifici). Il piano di comunicazione comprende semplici ma fondamentali aspetti da definire, come: gli obiettivi generali, il target di riferimento e la descrizione dettagliata di ruoli e responsabilità di ciascun soggetto che partecipa insieme a noi alla realizzazione del nostro progetto. In questo contesto, la Commissione Europea mette i beneficiari nelle condizioni di capire quali siano i criteri per una comunicazione efficace del proprio progetto. Ogni bando (nonché ogni programma) ha infatti delle proprie linee guida che spiegano come strutturare le azioni di informazione e di comunicazione. Le indicazioni definiscono nello specifico quali siano gli obiettivi del programma da dover essere comunicati alla popolazione, nonché in alcuni casi come quello Di Horizon Europe, descrivono anche il target di riferimento a cui rivolgersi, e in che modo gli obiettivi (attraverso quali canali di comunicazione) debbano esser comunicati. Questa attività, viene affidata alle numerose autorità di gestione dei diversi programmi europei, le quali predispongono i relativi piani di comunicazione strategici, che sono volti a garantire, attraverso una capillare attività di informazione, la trasparenza degli interventi ed un’ampia visibilità dei risultati raggiunti. (art.38 del Grant Agreement di Horizon Europe 2020).
Dunque, bisogna sempre tener presente che, come affermava il giornalista Sydney J. Harris: “Le parole “informazione” e “comunicazione” sono spesso usate come sinonimi, ma significano cose molto diverse. Attraverso le informazioni si emette un messaggio; con la comunicazione il messaggio viene recepito.”
Realizzare un piano di comunicazione per un progetto finanziato con fondi europei non è mai un qualcosa di semplice: richiede un dispendio di risorse e di tempo non irrilevante ma che tuttavia, nella maggior parte dei casi, si tende a trascurare. Sono molto frequenti i casi di soggetti che hanno beneficiato di un contributo europeo e che pur di adempiere all’onere della comunicazione, finiscono per produrre qualcosa di banale e di scontato. Siti internet realizzati per progetti europei finiti nel dimenticatoio, brochure e flyer buttati nel cestino della carta, milioni di newsletter perse nelle caselle dello spam. Quante persone sanno effettivamente cosa c’è dietro l’Emblema “Funded by European Union”? La comunicazione è un aspetto obbligatorio, imprescindibile, quando si partecipa ad una call europea e, non può essere mai un aspetto azzardato e improvvisato sul momento. Il piano di comunicazione deve essere redatto nella fase preparatoria del progetto e integrato nella documentazione di presentazione della domanda di sovvenzione.
In primis, la Commissione Europea deve conoscere come vengono impiegate le proprie risorse finanziare, e in secondo luogo, vuole sapere come intendiamo comunicarlo ai cittadini. Pianificare e realizzare un piano di comunicazione per il proprio progetto, non risponde solo alla necessità di adempiere all’obbligo generale di riconoscere l’origine dei finanziamenti e di garantirne la loro visibilità, ma si tratta di un processo che si pone delle finalità specifiche e ben più ampie di quello che immagiamo, come ad esempio:
- una comunicazione efficace è essenziale per coinvolgere tutti gli attori interessati. Coinvolgere attivamente gli stakeholder fin dall’inizio del progetto favorisce non solo una maggiore partecipazione e supporto delle parti, ma ci aiuta ad estendere la nostra rete di relazioni personali per future collaborazioni;
- una comunicazione trasparente aiuta a garantire che le attività del progetto siano comprese e valutate in modo critico e analitico;
- comunicare i risultati e le scoperte dei progetti europei si rivela essenziale per massimizzare le informazioni e favorire la condivisione delle conoscenze;
- la comunicazione efficace dei progetti europei può contribuire a promuovere la comprensione e l’accettazione delle politiche e degli obiettivi dell’Unione Europea;
- la comunicazione efficace consente di condividere inoltre le best practices e le lezioni apprese dai precedenti progetti, aiutando quelli simili a prevenire errori e a adottare strategie di successo.
Proprio per questo è necessaria l’elaborazione di un piano che sia caratterizzato da un’accurata strategia ed una solida e ben strutturata organizzazione (un po’ come se fossimo all’interno di un’azienda, con compiti e ruoli ben specifici). Il piano di comunicazione comprende semplici ma fondamentali aspetti da definire, come: gli obiettivi generali, il target di riferimento e la descrizione dettagliata di ruoli e responsabilità di ciascun soggetto che partecipa insieme a noi alla realizzazione del nostro progetto. In questo contesto, la Commissione Europea mette i beneficiari nelle condizioni di capire quali siano i criteri per una comunicazione efficace del proprio progetto. Ogni bando (nonché ogni programma) ha infatti delle proprie linee guida che spiegano come strutturare le azioni di informazione e di comunicazione. Le indicazioni definiscono nello specifico quali siano gli obiettivi del programma da dover essere comunicati alla popolazione, nonché in alcuni casi come quello Di Horizon Europe, descrivono anche il target di riferimento a cui rivolgersi, e in che modo gli obiettivi (attraverso quali canali di comunicazione) debbano esser comunicati. Questa attività, viene affidata alle numerose autorità di gestione dei diversi programmi europei, le quali predispongono i relativi piani di comunicazione strategici, che sono volti a garantire, attraverso una capillare attività di informazione, la trasparenza degli interventi ed un’ampia visibilità dei risultati raggiunti. (art.38 del Grant Agreement di Horizon Europe 2020).
Dunque, bisogna sempre tener presente che, come affermava il giornalista Sydney J. Harris: “Le parole “informazione” e “comunicazione” sono spesso usate come sinonimi, ma significano cose molto diverse. Attraverso le informazioni si emette un messaggio; con la comunicazione il messaggio viene recepito.”